把工作一线经验交给 WorkBuddy，做出最趁手的工具

40 个高铁站的测评数据，要变成一份份看得懂的报告；500 户服务对象的地址，要排成志愿者不会走错的路线；一年四五百场活动的资料，要一份不落地归进档案。
这是三家公益机构今年遇到的难题。他们人手不多，也没有专门的开发团队。接下这些活的，是最熟悉一线工作的人：他们把每天怎么干活讲给 WorkBuddy，再边用边改，一直改到顺手。
01一张地图，“点亮”232 名志愿者走过的路
今年 5 月，广州悦尔公益基金会（以下简称“悦尔公益”）第一批高铁站测评报告刚完成不久，就收到了郑州一家检察院的合作意向。他们在媒体报道里看到了郑州站的测评数据，希望拿到更详细的资料，作为督促当地无障碍设施改进的参考。
这份数据来之不易。悦尔公益联合深圳大学、四川省残疾人无障碍环境建设促进会，组织 232 名志愿者，用轮椅和盲杖实地走了全国 40 座高铁站，前后花了三个多月。结果显示，站点的无障碍设施看着配齐了七成，真正能让残障人士顺畅使用的还不够多。
但测评做完，难题才刚开始。数据分客观题和主观问卷两路采集，项目组试过让各地合作团队自己提交报告，但采集端数据量本就很大，报告还需要靠人工一份份整理，首批 12 个站点就花了两三周。照这个速度，40 个站很难按节奏做完。
为了提高效率，团队把这套流程交给了 WorkBuddy。技术同事直接向它描述想要的效果描述：客观题和主观问卷自动汇总，每份报告要按统一规则生成，还要能对外展示。WorkBuddy 给出的方案，是一个带管理后台的完整数据平台。他用一周多时间，一边描述、一边调整，把网站搭了起来。
现在，把小程序和腾讯问卷里的数据导出上传，后台就能自动算出达标率、齐备率；点击生成，几分钟就出来一份包含站点信息、各维度得分、问题描述和现场照片的报告；确认无误后可以一键发布，这个站点的绿色标识就在公开地图上亮了起来。项目同事自己就能操作，技术同事也不用再逐个站点盯。
公众可见的高铁站无障碍测评数据地图（悦尔公益提供）
平台不是一次做成的。站点多了，最早的卡片式展示密密麻麻，后来改成了可搜索、可排序、可翻页的列表；地图从线框图改得更直观，访问统计、下载统计也陆续加了上去。这些需求，都是业务同事在使用中“一点点冒出来的”，想到什么需求告诉WorkBuddy，很快就能改出一版。
高铁站点的无障碍测评详情（悦尔公益提供）
如今，任何人打开查询页面，都能看到 40 个站点的设置率和达标率。点进任意一个站点，12 类设施的逐项结果、现场照片和志愿者评分依次展开，没通过的问题也写得清清楚楚。南方周末、凤凰网、深圳晚报在报道全国高铁站无障碍建设时，都引用了这些数据。
技术做的，是在人测评的基础上，把那些坐轮椅、看不见、听不到的伙伴们的真实体验，更快、更准确地“翻译”成公众和媒体都能读懂的语言。
02 一套走访系统，带志愿者“找到”500 户孩子的家
把 500 个服务对象的表，铺成一张地图。
这是潍坊市爱心义工公益服务中心（以下简称“潍坊爱心义工”）每年两次走访前的固定动作。他们的“金种子”逆境成长计划从 2006 年做到今天，每到春节前和暑假，几十名志愿者分成小队，把温暖包、成长包和图书送到散落在各个乡镇村庄的孩子家里。
行前的路线计划每次都是最磨人的一步，要挨个搜乡镇村庄的位置，人工算车程，再分组规划，一整天就过去了。乡村同名的村子多，搜一个“王家村”能冒出好几个结果，志愿者跑错一次，时间、精力和进度就都耽误了。更难办的是临时变化：出发前一小时突然接到通知，某户孩子不在家，全天的安排就得推倒重来。
一线公益伙伴韩宜霖（小韩）用 WorkBuddy 连上腾讯位置服务，做了一套“困境儿童走访管理系统”。导入带地址的 Excel，设好每组走几户、从哪出发，系统就自动分组，生成最优路线和车程预估，还能导出二维码。志愿者手机一扫就能跳到地图导航，导航页面上的服务对象信息还都做了脱敏处理。
困境儿童走访管理系统自动规划走访路线
原本要专人花一整天比对地图、计算车程的准备工作，现在 1 小时内就能搞定。
考虑到现场可能出现的随机变化情况，小韩又在系统的基础上，用 WorkBuddy 做了一个“公益项目走访规划与执行管理专家”。服务对象临时有变，社工在对话框里说一声，新的路线和时间预算马上生成；出方案时，它还会主动提醒风险，比如“偏远村落路况复杂，建议配备熟悉地形的本地司机”，分组 Excel 和可视化看板也一并给出。对刚入职或者性格内敛的社工来说，向它请教、找它复盘，不仅工作效率更高，心理压力也要小得多。
“机构有新伙伴加入时，我可以很放心把任务派给他和专家协同。它就像一个懂我的助理，不仅不会嫌弃我，还会告诉我下一次怎么做更好。”小韩说。
公益项目走访规划与执行管理专家应用演示
走访结束后的活，他也交给了 WorkBuddy。志愿者带回的纸质走访表，拍照发过去，就能识别成电子版，按“日期+项目名”归档；几个工作群里动辄几十条消息，合并转发过去，它会提炼要点、给出回复建议。他还把机构历年的推文、政策法规和项目进展放进 ima 知识库，季度汇报和项目申报时让 WorkBuddy 直接调用。已经有项目用这种方式准备申报材料，拿到了外部资助。
支撑小韩一步步做下来的，不是高深的技术功底，而是一个朴素的想法：不要被 AI 吓到，把它当成好朋友；不知道怎么用的时候，就“用魔法打败魔法”，直接问它。
03 一个项目平台，把四五百场活动的资料“收”进档案
成都市武侯区美源社区发展中心（以下简称“美源社工”）只有 7 个人，一年要撑起 400 到 500 场社区活动，服务对象从老人到小朋友。
活动办完，真正的硬仗才开始：方案书、签到表、简报、发票、佐证材料，一场活动要归档五六类文档。以前都是等项目结项，到来年四五月份统一收齐、手动整理，再逐份上传到机构的 NAS 存储里。团队里常听到一句话：“活动做得完，资料做不完。”
他们也试过现成的项目管理工具，但那些工具都按角色划分权限，一位同事既做一线执行又管项目，就得来回切换身份登录，“自己提交完，还要切换成主管角色去审批”。对一人多岗的小机构来说，这样的设计反而成了累赘。
这一次，机构负责人换了个做法：把实际的工作流程讲给 WorkBuddy，让它先梳理成需求文档，再一步步生成代码、测试调整。先做资料上传，再加项目创建、合同回款追踪，最后完善审核与归档。一个多星期，系统就部署上线了。权限只分两层，一线操作和后台审核，谁都能上手。
现在，社工在系统里新建项目、创建活动，逐项上传方案、签到、简报、满意度调查和物料佐证，主管在审核中心逐项把关。系统会自动算出方案预算和实际报销的差额，成都很多项目要求控制在 10% 以内，审核时一眼就能看清。最省心的是归档：主管点下“确认归档”，资料自动存进 NAS，按目录归好类；审计要补材料，解锁后还能继续上传。
文件自动归档（美源社工提供）
今年成都政策调整，社区要自行执行 40% 的保障资金项目。过去这些资料多由社会组织代做，社区工作者突然要自己写方案、做签到表、出简报、跑审计，“相当头痛”。美源社工看在眼里，又用 WorkBuddy 给社区搭了一套活动管理系统。
用 WorkBuddy 开发活动管理系统（美源社工提供）
社区工作者输入活动主题、时间、地点、预算和目的，方案、签到表、简报就按模板生成，下载后改改就能定稿；一张看板看清同时在推的项目和活动进度；发票和佐证材料上传后，自动合并成 PDF，报销清单和资料一次输出。美源社工此前合作过 20 多个社区，目前已向其中部分社区开放试用。
社区活动管理系统界面（美源社工提供）
项目什么时候该审、资料该归到哪里、社区工作者该了解什么信息，这些以前靠人记、靠催办的事，现在顺着一条从需求里长出来的链路，自己跑了起来。
写在最后
工具没有统一的门槛，最合用的，往往是从一线的问题里“聊”出来的。
打开 WorkBuddy，结合自己的经验，做出自己用着最顺手的工具吧。

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